5 otázok, ktoré je nevyhnutné zodpovedať pri výbere RPA dodávateľa

VIKTÓRIA LUKÁČOVÁ BRACJUNOVÁ

Digitalizácia, robotizácia a automatizácia sa stala nevyhnutnou súčasťou strategického uvažovania všetkých manažérov a podnikateľov, ktorí neustále hľadajú vo firmách rezervy, aby im neušiel vlak a nestratili konkurencieschopnosť.

Kto sa raz oboznámil s prínosmi robotickej procesnej automatizácie (RPA) a rozhodol sa túto technológiu využiť pre zvýšenie produktivity ľudí, zníženie nákladov, zrýchlenie procesov či pre zlepšenie efektívnosti alebo zákazníckych služieb, nevyhnutne stojí pred dilemou voľby dodávateľa.

Vo svetle viacerých technológií, na ktorých môže byť automatizácia procesov postavená, ako aj typologicky odlišných firiem, ktoré sa implementáciám RPA systémov venujú, však výber vonkoncom nemusí byť ľahký. Konzultanti Soitronu prinášajú 5 otázok, ktoré si treba pri výbere dodávateľa RPA starostlivo zodpovedať.

1. Akú technológiu využijeme?

Pre robotickú automatizáciu procesov je nevyhnutné vybrať si nielen dodávateľa, ktorý samotné nasadenie RPA zrealizuje, ale aj softvérovú technológiu, na ktorej bude riešenie postavené. K najpoužívanejším patria nástroje UiPath, Automation Anywhere a Blue Prism.

Prirodzene, každý z nich má svoje plusy a mínusy, pre ktoré môže byť pre určité potreby vhodnejší, alebo naopak úplne nevhodný. Odlišné sú nielen možnosti, spôsoby používania a schopnosti spolupráce s existujúcimi systémami, ale aj ceny licencií.

Preto ak si RPA vyberajú priamo biznisové oddelenia, je dobré ak požiadajú o pomoc itéčkárov, alebo zvolia dodávateľa, ktorý ja partnerom viacerých výrobcov RPA nástrojov, takže vie na základe skúseností odporučiť každému zákazníkovi najvhodnejšiu technológiu.

2. Aký typ dodávateľa zvolíme?

RPA dnes poskytuje celá plejáda typologicky odlišných firiem – od konzultačných spoločností, cez softvérové domy, až po systémových integrátorov. Každý typ dodávateľa môže mať svoje pre a proti.

Spoločnosti, pre ktoré je core biznisom poradenstvo, môžu vyzdvihovať, že dobre rozumejú podnikovým procesom a majú rozsiahle skúsenosti s ich optimalizáciou. Technologické firmy pre zmenu môžu poukazovať na technické know-how, ktoré je potrebné pre získavanie elektronických dát z rozličných systémov a integráciu RPA s existujúcim IT prostredím.

Ideálnou voľbou sa javí dodávateľ, ktorý má konzultačné kapacity pre optimalizáciu podnikových procesov a zároveň silné vývojárske a integračné schopnosti, vďaka ktorým vie prekonať prípadné technické problémy a zladiť automatizáciu s už používanými informačnými systémami a aplikáciami.Ako budeme RPA prevádzkovať?

3. Ako budeme RPA prevádzkovať?

Okrem nástroja a dodávateľa treba pri zavádzaní robotickej automatizácie rozhodnúť, ako softvér prevádzkovať a ako zaň platiť. Jedna možnosť je zakúpiť si potrebné licencie a nainštalovať RPA do vlastného IT prostredia.

Dobrý dodávateľ však umožňuje zákazníkom využiť softvérovú automatizáciu aj ako službu. Táto možnosť môže byť obzvlášť vhodná pre firmy, ktorým chýbajú silné IT oddelenia alebo nemajú kapacity venovať sa automatizácii.

Máloktoré firmy tiež majú procesy, pri ktorých by bol robot vyťažený neustále, niektorým dokonca stačí zapojiť automatizáciu iba na jednu až dve hodiny denne. V takýchto prípadoch môže byť efektívnejšie licencie nekupovať, ale zaplatiť iba za čas, ktorý robot v skutočnosti odpracuje.

4. Ako zabezpečíme údržbu a rozvoj RPA?

Riešenie pre softvérovú automatizáciu procesov nie je balíkový softvér, preto je vhodné vyhnúť sa dodávateľom, ktorí k zavádzaniu RPA pristupujú ako k jednorazovému projektu ukončenému podpísaním odovzdávacích protokolov.

Veľa o prístupe dodávateľa vypovedá už spôsob, akým chce pristupovať k implementácii. Je rozdiel či postupuje iba podľa zadania zákazníka, alebo sa snaží procesom detailne porozumieť a analyzovať, čo sa stane po automatizácii v kontexte iných procesov. Rovnako dôležité je riešenie pred odovzdaním otestovať v rôznych scenároch.

Dôkladné zdokumentovanie a otestovanie automatizovaného procesu znižuje riziko, že riešenie nebude fungovať správne. Korektný dodávateľ však pre každý prípad po nejaký čas monitoruje proces aj v ostrej prevádzke a garantuje následne podporu pri prípadných budúcich zmenách.

5. Bude pri automatizácii narábané s dátami v súlade s legislatívou?

Pre prísnu legislatívu o ochrane osobných údajov dnes musia byť firmy pri narábaní s dátami mimoriadne opatrné, a to vrátane tých čo spracúvajú softvéroví roboti.

Pri výbere RPA sa preto treba zaujímať či dodávateľ vie preukázať, aké aktivity robot pri procese vykonáva a poskytnúť k tomu v prípade potreby záznamy. Taktiež je dôležité, aby na projekte pracovali spoločnočnosti, ktoré majú certifikovaných developérov podľa štandardov používanej technológie. Dodávateľ by mal zároveň garantovať, že žiadne dáta nie sú trvalo uskladňované bez vedomia zákazníka na mieste, kde by mohli byť vystavené riziku úniku či zneužitia.

Precízny dodávateľ si pred odovzdaním riešenia prejde s klientom zdrojový kód a transparentne vysvetlí, čo softvérový robot v jednotlivých krokoch robí, kam siaha a ako s dátami narába.

Viktória Lukáčová Bracjunová

Business & New Technologies Products Development Manager
viktoria.bracjunova@soitron.com