Automatizácia procesov ako liek na preťažený sociálny či zdravotný systém

Využitie automatizácie (RPA) je veľmi široké. Bezobslužné roboty môžu spracovávať faktúry či odosielať dáta do SAPu, spracovávať pravidelné výpisy z bánk, podávať žiadosti, riešiť reklamácie, logistické procesy, zabezpečiť distribúciu dát z jednoho systému do viacerých, zbierať dáta, vyhodnocovať ich a následne ich reportovať. V zdravotníctve môžu napríklad zaevidovať nových pacientov do systému alebo predpovedať zdravotné následky už zaevidovaných pacientov, čo môže pomôcť v boji s niektorými ochoreniami.

Aktuálne kvôli pandémii koronavírusu zažíva obrovský nápor aj Sociálna poisťovňa (SP). Rieši neutíchajúci príjem žiadosti na ošetrovanie člena rodiny (OČR). SP spracúva požiadavky o nárok na voľno pre zamestnancov – rodičov –  prostredníctvom rozhodnutia školy, ktorú dieťa navštevuje. Úradníci potom musia žiadosti párovať s ďalšími dátami, preverovať, či sú oprávnené (či boli, alebo neboli školy zatvorené, od kedy do kedy a pod.) a vykonávať ďalšie úradné úkony. Robiť ich ručne, je nielen veľmi neefektívne, ale predovšetkým veľmi zdĺhavé. Navyše, aj na pracoviskách SP chýbajú úradníci, pretože sú tiež doma so svojimi deťmi.

Podľa konzultačnej spoločnosti McKinsey približne
v 60 % povolaní by mohla byť automatizovaná aspoň jedna tretina základných činností.

Proces spracovania OČR sa dá plne automatizovať

Ak by SP nasadila na spracovanie OČR technológiu RPA, prebiehalo by to nasledovne. Rodič vyplní formulár a pošle ho na e-mailovú adresu SP. Po jeho prijatí začína pracovať robot. Vyhľadá žiadateľa v systéme a naštartuje proces validácie kritérií. Robot vyhodnotí, či je osoba poistená, a ak nie, zistí, či je poistený druhý rodič. Ďalej si robot overí, či má dieťa menej ako 11 rokov a v prípade, že je staršie, vydá pokyn, ktorým zistí, či je dostupné potvrdenie od lekára.
Následne preverí, či zariadenie, ktoré dieťa navštevuje, je naozaj zatvorené (napr. nie všetky škôlky boli zatvorené naraz). Nechýba ani krížová kontrola, či o OČR už na dieťa nepožiadal niekto iný. Robot sa na základe zisťovania postupne prelúska definovanými pravidlami a rozhodne, či pošle žiadosť na schválenie. Pracovníkom SP následne predloží iba žiadosti, ktoré spĺňajú zadané kritériá, čím sa zníži ich vyťaženie. Týmto sa eliminuje aj chybovosť, keďže robot pracuje takmer bezchybne.

Mohlo by vás zaujímať: Aj malé automatizácie môžu v čase krízy viesť k veľkým výnosom

Rýchlejšie testovanie na koronavírus

Ďalším príkladom nasadenia RPA, nielen v čase pandémie COVID-19, je využitie priamo v zdravotníctve, kde môže výrazne urýchliť množstvo vykonávanej rutinnej práce. Či už ide o zaevidovanie pacientov, vyhľadanie ich anamnéz alebo následné testovanie na potvrdenie nakazenia. Dopyt v testovacích laboratóriách je teraz obrovský a ľudia čakajú nielen kým na nich príde rad, ale následne aj na výsledok testu. Zdravotníci, ale aj ďalší dobrovoľníci sú však len ľudia a nemajú viac rúk ako bežný človek. Riešenie však existuje.

Testovanie na COVID-19 vyžaduje, aby bol pacient vyhľadaný v zdravotnom zázname a ručne pridaný do iného systému určeného pre testovanie (ak sa v ňom už nenachádza). Akonáhle bude výsledok testu k dispozícii, musia sa výsledky ručne uložiť späť do systému a následne prebieha vyrozumenie pacienta. Automatizovaný proces môže významne prispieť k redukcii času, kedy pacient čaká v rade na príjme na vykonanie testov. Pokojne to môže byť aj niekoľko hodín, napríklad v Južnej Kórei je to až 6 hodín. Jedna z najväčších nemocníc v USA zriadila a nasadila na túto činnosť RPA robota za 48 hodín. Kým administratívne úkony pri testovaní jedného človeka zaberú pracovníkom v priemere tri minúty, robotovi maximálne 16 sekúnd. A to už je poriadna porcia času navyše, v prípade, že spracovávate tisícky testovaných.

Akonáhle uvidíte RPA v akcii, uvedomíte si dve veci. Po prvé, spracovanie dát je rýchle. A po druhé, nie je to človek, takže pracuje nepretržite vo dne v noci.

Súčasné procesy testovania sú zastarané

Nie je pritom tajomstvom, že súčasné procesy kontroly infekcií sú v mnohých zdravotníckych organizáciách po celom svete zastarané. V nemocniciach a aj v laboratóriách, kde sa vykonáva testovanie na COVID-19, musia byť výsledky protokolované a nahlásené do centra pre kontrolu chorôb daného štátu. Procesy, ktoré musí oddelenie kontroly infekcie urobiť, sú postupné a zdĺhavé. Vytvorené boli v roku 2003 počas pandémie H1N1, známej tiež ako prasacia chrípka. Vyžadujú, aby sa lekár prihlásil do systému (krvného testovacieho systému), extrahoval dáta, následne ich ručne zadával a ďalej pracoval s výsledkami.

V normálnych dňoch trvá jednej sestre dve hodiny týždenne, než zadá všetky tieto informácie. Pri práci s COVID-19 však musia byť výsledky testov hlásené denne, a to nielen v pozitívnych prípadoch, ale pri každom teste, čo zaberie 2 až 3 hodiny denne. Preto už vybrané zdravotícke organizácie na túto činnosť nasadili RPA roboty. Celý proces zautomatizovali a trvalo im to ani nie týždeň. Vytvoril sa scenár logických krokov, následne každý krok zautomatizovali – od extrahovania dát, cez zadanie prihlasovacích údajov pre zabezpečené prihlásenie, až po následné uloženie do sieťovej platformy. Tým došlo k “oslobodeniu” zdravotníckeho personálu od prostých úkonov, a tak sa môžu naplno venovať pacientom, vďaka čomu ich odbavia viac. Prevádzková efektivita zrazu dosiahla nový rekord.

RPA: Liek na preťaženú štátnu správu

V súvislosti so situáciou spôsobenou COVID-19 je RPA skvelé riešenie na záchranu štátnej správy, najmä v oblasti zdravotníctva a sociálnych služieb. Vplyvom situácie, ktorá nastala, je automatizácia opakujúcich sa procesov a činností nevyhnutná. Či už ide o situácie spôsobené výpadkom pracovných síl alebo zvýšením objemu práce (napríklad sprocesovanie žiadostí o OČR, administratívne práce súvisiace s preplácaním výkonov lekárov alebo nárast online objednávok).

Plné využitie automatizácie vyžaduje, aby organizácie zmenili spôsob premýšľania o svojich procesoch a činnostiach, ktoré musí niekto vykonať. Práca v blízkej budúcnosti bude spočívať v jej rozdelení medzi ľudí a roboty. „Smart“ spoločnosti budú pri každom procese a zadaní zvažovať pomoc softvérového robota. Organizácie tvoria ľudia a je to práve ich ľudská inteligencia a tvorivá práca, ktorá ich posúva ďalej. Hybridné digitálne pracoviská tak umožňujú firmám byť ľudskejšie a úspešnejšie ako kedykoľvek predtým.

Čo je potrebné na implementáciu RPA?

• Trojhodinová konzultácia s človekom, ktorý obsluhuje daný proces
• Polhodinová konzultácia s IT špecialistom (všetko prostredníctvom videokonferencie)
• Prístup do testovacieho prostredia konkrétnych aplikácií, respektíve do produkčného prostredia
• VPN prístup (vývoj a implementácia sa odohráva vzdialene)

CHCETE VEDIEŤ VIAC?

Zaujali vás možnosti RPA? Ak máte otázky týkajúce sa automatizácie procesov vo vašej spoločnosti, nechajte nám váš kontakt a naši špecialisti vám radi pomôžu v rámci nezáväznej konzultácie. 

Viktória Lukáčová Bracjunová

Business & New Technologies Products Development Manager
viktoria.bracjunova@soitron.com