Automatizácia HR oddelenia

HR oddelenie je srdcom každej spoločnosti. Poskytuje zamestnancom podporu a poradenstvo, popritom sa stará o mnoho každodenných administratívnych úloh, ktoré udržiavajú spoločnosť v pohybe. Sprevádza každého zamestnanca v spoločnosti od jeho nástupu až po ukončenie pracovného pomeru. Mnohé aktivity, ktoré oddelenie vykonáva, sa často opakujú, sú časovo a manuálne náročné. Tieto činnosti si vyžadujú pozornosť, sú neefektívne, vedú k častým chybám. A práve tu môže pomôcť technológia RPA.

Kde môžete automatizáciu využiť?

SKRÍNING UCHÁDZAČOV O ZAMESTNANIE

Proces skríningu životopisov a uchádzačov o zamestnanie sa veľmi ľahko môže stať časovo náročným procesom. Personalista musí uchádzačov vyhľadať, preštudovať si ich životopisy, posúdiť, či sú vhodní na danú pozíciu atď. Odhaduje sa, že výber správneho uchádzača trvá približne 3 dni. Pomocou RPA vieme proces plne automatizovať. Vaši personalisti tak rovno dostanú zoznam vhodných uchádzačov spolu s ich životopismi.

Čo urobí robot?
Robot si vo vopred definovanom čase stiahne voľné pracovné pozície vo firme, skontroluje vami nadefinované minimálne požiadavky na uchádzača, vstúpi na portály s uchádzačmi, urobí skríning a pošle personalistom zoznam najvhodnejších uchádzačov spolu s ich životopismi.

ODCHOD ZAMESTNANCA

Keď zamestnanec ukončuje pracovný pomer u svojho zamestnávateľa, je dôležité, aby tento proces prebehol plynulo a načas. Manuálne kroky v rámci tohto procesu sú časovo náročné, pričom je potrebné dbať na presnosť. Či už ide o skontrolovanie vyrovnania konta zamestnanca, odobratia prístupových práv, vyplnenie a skontrolovanie výstupného listu alebo o odovzdanie pracovných pomôcok. Robot vie pritom vykonať celý alebo čiastočný proces automaticky, pričom zaručí 100% presnosť údajov.

Čo urobí robot?

Po zaevidovaní dátumu ukončenia pracovného pomeru zamestnanca, robot skontroluje dátum a uloží si ho do pamäte. V dohodnutom intervale, buď v deň odchodu, niekoľko dní pred alebo po odchode zamestnanca, vstúpi do jednotlivých systémov, odoberie prístupové práva a skontroluje konto zamestnanca. O vykonaných činnostiach aj o stave jednotlivých prístupových práv pošle e-mailovú notifikáciu.

GDPR

V súlade s nariadením GDPR, ktoré upravuje spracovanie, uchovávanie, použitie a obnovenie osobných údajov, sú všetky firmy pôsobiace na európskom trhu viazané dodržiavať tieto nariadenia. V praxi to znamená, že pokiaľ má spoločnosť údaje o zamestnancovi, musí ich na požiadanie zamestnanca zo systémov odstrániť, čo môže byť veľmi náročné a v mnohých spoločnostiach problémové.
Čo urobí robot?
Robot po obdržaní požiadavky na kontrolu alebo výmaz osobných údajov postupne vstúpi do jednotlivých systémov, kde vyhľadá všetky potrebné dáta a pošle ich na e-mail. V prípade, ak zamestnanec požaduje aj vymazanie svojich osobných údajov, robot ich vymaže.

NÁSTUP NOVÝCH ZAMESTNANCOV

Pred nástupom nového zamestnanca je potrebné pripraviť všetko tak, aby nemusel na nič čakať a hneď sa mohol pustiť do práce. Potrebuje vytvoriť používateľský účet, emailovú adresu, prístupové práva k aplikáciám, zabezpečenie technického vybavenia, a pod. A to všetko v súlade s pravidlami spoločnosti. Do tohto procesu sa často zapája nielen personálne oddelenie, ale aj ostatné oddelenia, a preto nie je organizácia vždy jednoduchá. Vybaviť pre zamestnanca všetko potrebné hneď v prvý deň nástupu môže byť niekedy problém.
Čo urobí robot?
Po zaevidovaní nového zamestnanca do systému si robot prečíta kedy a na akú pozíciu zamestnanec nastupuje. Na základe preddefinovaných pravidiel následne vstúpi do príslušných aplikácií a zriadi potrebné prístupy, prípadne objedná požadované pracovné pomôcky (počítať, telefón atď.). Po vytvorení všetkých prístupov robot pošle nástupné dokumenty, ktoré si musí nový zamestnanec naštudovať.

MESAČNÉ VÝKAZY A MZDY

Mesačné výkazníctvo a mzdy patria k esenciálnym procesom v každej spoločnosti. Získavanie údajov, správne prepočty, výkazy do zdravotných a sociálnych poisťovní či na daňový úrad sú však často zložité a časovo náročné. Väčšina mzdových procesov je založená na pravidlách, zahŕňajú veľké objemy údajov a vo svojej podstate sa opakujú. Tým vytvárajú klasický prípad použitia RPA na zvýšenie presnosti a skrátenie času spracovania – najmä v prípade, že spoločnosť má väčší počet zamestnancov.

Čo urobí robot?

Po uzatvorení dochádzky robot vstúpi do dochádzkového systému, skontroluje vyplnené dáta, prepočíta mzdy, stravné lístky, skontroluje odsúhlasené odmeny, dovolenky, náhrady atď. Po vytvorení výplatného lístka robot stiahne výkazy, prihlási sa do systému zdravotnej a sociálnej poisťovne a výkazy za daný mesiac nahrá do príslušného systému.

AKO PREBIEHA ZAVEDENIE RPA?

Konzultácia

Na úvod je potrebné stretnutie, na ktorom sa porozprávame s vašim IT oddelením a s ľuďmi, ktorí doteraz vykonávali procesy, ktoré chcete zautomatizovať. Spoločne si nastavíme a zadefinujeme potrebné prístupy.

STRETNUTIE

Stretnutia trvajú približne 2-3 hodiny a nemusia byť osobné – môžu prebiehať aj cez Skype, Teams, Webex, Zoom a pod.

NÁVRH

Na základe týchto stretnutí proces zdokumentujeme a navrhneme jeho automatizáciu.

AUTOMATIZÁCIA

Procesy automatizujeme v systémoch, ktoré bežne používate, nevytvárame nové systémy ani neupravujeme tie zavedené.

Koľko trvá zavedenie RPA?

Samotná automatizácia netrvá dlho. Od prvého stretnutia vieme dodať hotového a implementovaného robota vo vašich systémoch už za 3-4 týždne. Náročnosť samotnej implementácie je minimálna v porovnaní s implementáciou nových systémov. Rýchlosť zavedenia RPA sa pohybuje v jednotkách týždňov, a to s minimálnym zaťažením zamestnancov pri vývoji a testovaní riešenia.

Aká je návratnosť investície do RPA?

Návratnosť investície do softvérových robotov sa pohybuje v rozmedzí od 6 do 12 mesiacov.

Referencie

V Soitrone sme “zamestnali” robota, ktorý polhodinový onboarding proces zvládne sám za 30 sekúnd.

Výhody automatizácie

ZJEDNODUŠENÁ MZDOVÁ AGENDA Roboti spracujú všetky mzdy vrátane opráv a doplnení dochádzok doručených e-mailom. Tým sa skráti čas potrebný na spracovanie miezd o cca 85% a miera chybovosti je nulová.

EFEKTÍVNEJŠÍ NÁSTUP NOVÉHO ZAMESTNANCA Robot pripraví pre nového zamestnanca všetky potrebné prístupy, používateľské účty a objedná technické vybavenie. Tým sa skráti čas potrebný na vybavenie zamestnanca približne o 70%. Robot zároveň pracuje bezchybne.

PREHĽADNEJŠÍ ODCHOD ZAMESTNANCA Robot v deň odchodu odoberie zamestnancovi jeho prístupy do rozličných systémov a pošle zodpovednej osobe report, kde všade tieto prístupy deaktivoval.

ZABEZPEČENIE SÚLADU S GDPR Robot skontroluje evidované osobné údaje o zamestnancovi vo všetkých dostupných systémoch. Informácie skompletizuje a v prípade potreby ich vie zo systému aj vymazať. Robot teda zaručí 100% kontrolu a súlad s GDPR.

ZJEDNODUŠENÝ NÁBOR NOVÝCH ZAMESTNANCOV Softvéroví roboti umožňujú sledovanie relevantných profilov na kariérnych portáloch a informujú uchádzačov o výsledku ich pracovných pohovorov. Vašim personalistom tak umožňujú venovať viac času pracovným pohovorom.

Stiahnuť PDF