Koľko času ušetrí automatizácia?
Z praxe sme zistili, že pri nahadzovaní faktúr robot ušetrí 50 % – 60 % pracovného času človeka. A za jednu hodinu zaeviduje robot o 31 – 37 faktúr viac ako človek.
Kde môžete automatizáciu využiť?
EVIDENCIA FAKTÚR
Čo urobí robot?
Robot pravidelne kontroluje došlé e-maily. Pokiaľ do e-mailu príde faktúra, prevezme ju, oskenuje, skontroluje všetky vyplnené údaje, priradí faktúru k objednávke, vyplní údaje v účtovnom systéme, nahrá samotnú faktúru a pošle ju na schválenie.
POROVNÁVANIE CIEN A VÝBER DODÁVATEĽA
Čo urobí robot?
Robotovi stačí poslať zoznam technického vybavenia či kancelárskych potrieb, ktoré spoločnosť potrebuje nakúpiť. Následne vyhľadá tieto produkty na internete alebo vo vopred definovaných objednávkových systémoch. Stiahne potrebné informácie, ako napríklad cenu, podrobné informácie o produkte, hodnotenia produktu a sumár pošle na e-mail. Zamestnanec si len vyberiete produkt, ktorý chce objednať, pričom samotnú objednávku urobí robot.
CESTOVNÉ PRÍKAZY
Čo urobí robot?
Hneď po schválení cestovného príkazu, oskenovaní faktúr a bločkov, robot skontroluje ich hodnoty a prepočíta príslušnú sumu diét. Pokiaľ vznikne nezrovnalosť, tak o nej informuje. Ak je všetko správne, robot prepíše jednotlivé položky do účtovného systému a priradí ich k zamestnancovi. Účtovné oddelenie dostane spätnú informáciu o vykonanej aktivite a následne môže náklady zamestnancovi preplatiť.
EVIDOVANIE A ZAÚČTOVANIE BANKOVÝCH VÝPISOV
Čo urobí robot?
Robot na pravidelnej báze stiahne bankové výpisy, prípadne ich importný súbor a ten následne prepíše, resp. importuje do účtovného systému. Robot nie je závislý od vonkajších faktorov, čím sa zaručuje, že pri prepise jednotlivých obratov nedôjde k chybe. Ak zároveň potrebujete priradiť jednotlivé položky z výpisu účtu k faktúram a skontrolovať, či boli faktúry zaplatené, pre robota to nie je problém. Podľa variabilného, konštantného alebo špecifického symbolu priradí platbu k objednávke a pošle informáciu, že faktúra bola zaplatená.
AUTOMATIZÁCIA REPORTOV
Čo urobí robot?
Robot v definovanom čase vstúpi do určených systémov a vyhľadá požadované údaje. Keď ich zozbiera, vyhodnotí ich a uloží do akéhokoľvek formátu, napr. do Excelu, kde vytvorí požadované kontingenčné tabuľky a grafy, porovná údaje s predošlým obdobím, vytvorí predpoveď vývoja na ďalšie obdobie a pod. Po tom, ako robot vytvorí všetky potrebné reporty, pošle ich na váš e-mail aj s požadovaným komentárom.
ARCHIVÁCIA FAKTÚR, BLOČKOV A BANKOVÝCH VÝPISOV
Čo urobí robot?
Hneď, ako je bloček alebo faktúra naskenovaná do priečinka, robot ju skontroluje podľa vopred zadefinovaných pravidiel, overí akceptovateľné položky a pošle na schválenie. Keď je daňový doklad, resp. faktúra schválená, robot ju prepíše do účtovného systému a dokument uloží do elektronického archívu. Takto je zaistená presná evidencia jednotlivých bločkov a faktúr, a zároveň je zabezpečená ich archivácia.
KONTROLA FAKTÚR PO SPLATNOSTI
Čo urobí robot?
Robot si po zaevidovaní faktúry v systéme prečíta a zapamätá dátum jej splatnosti. V nasledujúci deň po splatnosti faktúry robot skontroluje, či bola faktúra zaplatená. Ak nie, robot pošle upozornenie zamestnancovi finančného oddelenia, prípadne obchodníkovi alebo klientovi. Po určitej dobe robot opätovne skontroluje, či bola faktúra zaplatená a túto informáciu komunikuje e-mailom na určené osoby.
AKO PREBIEHA ZAVEDENIE RPA?
Konzultácia
Na úvod je potrebné stretnutie, na ktorom sa porozprávame s vašim IT oddelením a s ľuďmi, ktorí doteraz vykonávali procesy, ktoré chcete zautomatizovať. Spoločne si nastavíme a zadefinujeme potrebné prístupy.
STRETNUTIE
Stretnutia trvajú približne 2-3 hodiny a nemusia byť osobné – môžu prebiehať aj cez Skype, Teams, Webex, Zoom a pod.
NÁVRH
Na základe týchto stretnutí proces zdokumentujeme a navrhneme jeho automatizáciu.
AUTOMATIZÁCIA
Procesy automatizujeme v systémoch, ktoré bežne používate, nevytvárame nové systémy ani neupravujeme tie zavedené.
Koľko trvá zavedenie RPA?
Samotná automatizácia netrvá dlho. Od prvého stretnutia vieme dodať hotového a implementovaného robota vo vašich systémoch už za 3-4 týždne. Náročnosť samotnej implementácie je minimálna v porovnaní s implementáciou nových systémov. Rýchlosť zavedenia RPA sa pohybuje v jednotkách týždňov, a to s minimálnym zaťažením zamestnancov pri vývoji a testovaní riešenia.
Aká je návratnosť investície do RPA?
Návratnosť investície do softvérových robotov sa pohybuje v rozmedzí od 6 do 12 mesiacov.
Výhody automatizácie
BEZPROBLÉMOVÁ EVIDENCIA FAKTÚR Robot po prijatí faktúry automaticky dokument spracuje a zaeviduje v účtovnom systéme, čím ušetrí až 80% času stráveného touto agendou. Zamestnanci faktúru už len skontrolujú a schvália.
PLNE AUTOMATIZOVANÝ REPORTING Vyhľadávanie údajov v rôznych systémoch je časovo náročné a náchylné na chybovosť. Robot pripraví všetky reporty kedykoľvek cez deň alebo v noci, a ráno si ich nájdete v e-maile. Pomocou RPA viete ušetriť 100% času a znížiť chybovosť na nulu.
ZJEDNODUŠENÉ ÚČTOVANIE BANKOVÝCH VÝPISOV Každý mesiac musia zamestnanci finančného oddelenia manuálne stiahnuť výpisy z bankových účtov spoločnosti a každú jednu položku nahrať do účtovného systému, čo môže zamestnancom trvať niekoľko hodín až dní. S pomocou robota sa môže táto aktivita plne automatizovať, pričom robot ju vie vykonávať aj v noci, čím ušetrí zamestnancom 100% ich času.
ZLEPŠENIE PLATOBNEJ DISCIPLÍNY Kontrola zaplatených faktúr sa veľmi ľahko môže stať vyčerpávajúcou aktivitou, najmä ak ich denne vystavujete alebo prijímate desiatky. Robot dokáže kontrolovať splatnosti všetkých faktúr a posielať upozornenia klientom - dodávateľom. Vďaka tomu sa neprehliadne ani jedna faktúra.
REPORTING Po každom splnení úloh robota, dostanete report s informáciami, kde robot vstúpil a čo vykonal. Robot si neukladá žiadne informácie, citlivé dáta tak ostávajú v spoločnosti.