Pomocou robotickej procesnej automatizácie (RPA), teda softvérových robotov, vieme mnohé procesy vo firmách zjednodušiť, urýchliť a pritom znížiť chybovosť na minimum. Pri nasadení konkrétneho typu robota je pritom dôležité, jednoznačne opísať procesy, do ktorých bude zapojený a stanoviť aj presné kritériá, podľa ktorých bude robot pracovať. Na nasledujúcich príkladoch vám ukážeme, aké roboty viete využiť a čo všetko s vami, či bez vás zvládnu.
Medzi jednoduchšie softvérové roboty patrí robot „na požiadanie“, ktorý pracuje práve vtedy, keď ho potrebujete. Zoberme si príklad z kontaktného centra. Ak vám zavolá zákazník na kontaktné centrum a chce zrušiť časť objednávky, vy ako operátor zadáte číslo objednávky, spustíte robota a ten namiesto vás nájde potrebné údaje o zákazníkovi a o objednanom tovare naprieč rôznymi systémami. Vyhľadanie pritom trvá niekoľko sekúnd. Nájdené informácie už iba preveríte so zákazníkom a objednávku upravíte podľa jeho želania. Sofistikovanejším riešením je robot „obsluhovaný“ v spolupráci s vami (zamestnancom). Po jeho spustení nečakáte na výsledok, ale počas práce robota sa môžete naďalej plne venovať zákazníkovi alebo iným činnostiam. Robot pracuje v pozadí a keď všetko dokončí, informuje vás o tom. Využiť takýchto robotov viete aj v backoffice oddeleniach ako sú financie, HR, IT a mnohé iné oddelenia ako virtuálneho asistenta, ktorý vám pomôže, keď to práve potrebujete.
Kombináciou predchádzajúcich robotov vzniká hybridný robot. Je dobré ho využívať vtedy, ak mu trvá práca o niečo dlhšie. Operátor/zamestnanec na kontaktnom centre zadá robotovi vstupné údaje a ten pôvodnú objednávku skontroluje vo všetkých potrebných systémoch. Táto časť je relatívne rýchla a zákazník na linke sa hneď dozvie, že jeho požiadavka je pripravená na ďalšie spracovanie. Keďže tohto robota operátor potrebuje ďalej využívať, zozbierané údaje odovzdá ďalšiemu robotovi, ktorý už pracuje samostatne. Po skončení pracovnej doby alebo v presne stanovenú hodinu spustí druhý robot dokončovací proces napríklad stornovania všetkých zozbieraných objednávok. Po skončení odošle informáciu, že svoju prácu zvládol.
Robot vie pracovať aj čiastočne bez dozoru a vtedy nemusíme čakať na výsledok. Ak napríklad potrebuje spoločnosť zaslať peniaze zákazníkovi, zamestnanec finančného oddelenia zapíše túto požiadavku do súboru, napríklad excelu. V stanovenom čase sa robot automaticky zapne, súbor si načíta, skontroluje dáta a následne vyexpeduje platby. Obdobne môže takýto druh robota pracovať napríklad aj na IT oddelení pri prijatí nového zamestnanca alebo pri inom procese, kde mu viete presne zadať vstupné údaje a nepotrebujete ihneď pracovať s výsledkom jeho práce. V spomínanom prípade IT špecialista teda len zadá potrebné údaje a robot zariadi objednanie nových zariadení alebo zabezpečí prístupy do firemných systémov. Ak nový zamestnanec nahrádza odchádzajúceho, robot ukončí prístupy pôvodného pracovníka a novému ich zriadi do rovnakých aplikácií a objedná rovnaké zariadenia.
Pri procesoch, ktoré vieme úplne automatizovať, môžeme využiť robota bez dozoru. Ten nepotrebuje žiadnu asistenciu a netreba ho ani spúšťať. Vždy, keď zaregistruje novú požiadavku, sám sa zapne a urobí prácu podľa zadefinovaných kritérií. Opäť bezchybne. Z vlastnej skúsenosti vieme, že robot funguje spoľahlivo a bez výkyvov tak, ako si to spoločne nadefinujeme. Ak príde do e-mailu nášho účtovníka nová faktúra, robot si ju otvorí, načíta, zaúčtuje a zaeviduje v potrebných systémoch a my len dostaneme finálnu informáciu. S plnou automatizáciou sme riešili napríklad aj požiadavky našich klientov pri prerušení a znovuobnovení dodávok energií, vytvorení rôznych pravidelných reportov, či GDPR procesy, kedy robot vymazával citlivé údaje o zákazníkoch.
Aj keď vieme firemné procesy čiastočne alebo úplne automatizovať, predsa ešte stále existujú aj činnosti, pri ktorých je ľudský faktor potrebný a nenahraditeľný. Úplne nedokážeme automatizovať procesy, pri ktorých robot nemá stanovené kritériá, na základe ktorých by vedel spoľahlivo pracovať, je pri nich potrebné rozhodnutie či schválenie človeka alebo je nutné zapojiť do procesu viacero oddelení. Napríklad ručne napísaný dokument vieme síce zdigitalizovať, ale ak nejde o štruktúrovaný dokument, robot si z neho nevie na 100% vybrať všetky potrebné údaje. Alebo pri schvaľovaní úveru sa posudzujú nielen doterajšie záväzky či príjmy žiadateľa, ale významnú úlohu zohráva aj jeho správanie počas kontaktu s pracovníkom banky. V takýchto prípadoch nasadzujeme dlhobežiacich robotov (long-running robots) – ide o kombináciu práce ľudí a rôznych typov robotov. Akonáhle robot ukončí časť svojej práce a je potrebný ďalší krok vykonávaný človekom, robot vytvorí na človeka úlohu, presne zašpecifikuje, čo od neho očakáva a počká, pokiaľ nie je úloha splnená. Následne pokračuje v automatickom sprocesovaní úloh.
Robot tu teda vie pomôcť so spracovaním a prípravou všetky potrebných informácií, urobiť kontroly a zobraziť zamestnancovi všetko potrebné. Jeho úlohou ostáva rozhodnúť o ďalších krokoch pomocou jedného kliku. Robot následne prácu dokončí.
Roboty fungujú presne tak, ako ich spoločne nastavíme. Ak spolu zadáme správne kritéria, aj robot sa rozhoduje správne. Vstupuje do systémov podľa toho, čo sme mu zadali. Nikdy sa neunaví a neprestane pracovať ani preto, že by ho stále sa opakujúce procesy nudili. Ak je systém preťažený alebo spadne, ani to nie je problém. Robot si systém znova otvorí a začne pracovať tam, kde skončil, pretože si všetky vykonané operácie priebežne loguje. Ak sa rozhodnete zainvestovať do čiastočnej alebo plnej automatizácie, návratnosť závisí od veľkosti automatizovaného procesu a môže sa pohybovať od troch mesiacov pri jednoduchších riešeniach po 1 až 1,5 roka pri automatizácii náročnejších procesov. Roboty vám pritom ušetria ľudskú prácu a odstránia chybovosť. Pokiaľ potrebujete poradiť ako s automatizáciou a digitalizáciou procesov začať alebo v nej pokračovať, radi vám pomôžeme, zanalyzuje možnosti a pripravíme stratégiu pre vašu firmu. Problémom pre vás nebudú ani potrebné licencie, ktoré vám vieme prenajať (RPA as a service) alebo zabezpečiť. Výhodou prenájmu je, že máte zabezpečené všetky aktualizácie, ale aj IT podporu a servis. O robota sa teda kompletne staráme my v Soitrone. Ak sa však rozhodnete zakúpiť si plnú licenciu, vašich špecialistov zaškolíme a poskytneme im všetky potrebné informácie.
We are in the process of finalizing. If you want to be redirected to our old version of web site, please click here.
