V každej firme sa zamestnanci na rôznych oddeleniach boria s opakujúcimi sa činnosťami, ktoré neprinášajú spoločnosti žiadnu alebo len minimálnu pridanú hodnotu. Občas sa nevyhnú ani chybám, ktoré musia nájsť, a opraviť. Pracovný čas tak venujú úlohám, ktoré už vykonávali. A pritom sa dá aj inak.
V Soitrone sme prišli na to, ako si prácu nielen uľahčiť, ale ako ju robiť efektívne, bez zbytočných chýb a navyše rýchlo. Preto využívame technológiu RPA, teda robotickú procesnú automatizáciu a odborníkov, ktorých máme. Každý deň sa presviedčame o tom, že funguje spoľahlivo nielen u našich klientov, ale i u nás doma. Patríme tak medzi firmy, ktoré využitím RPA znižujú náklady, pričom úspory sa môžu pohybovať od 50 do 100 percent. Automatizácia je zároveň celosvetový trend. Podľa prieskumu spoločnosti McKinsey automatizovala vlani tretina firiem aspoň jednu svoju činnosť a počet takýchto firiem z roka na rok rastie. Zväčšovať sa bude aj samotný trh s RPA technológiami, do roku 2027 porastie o 40 percent. Keďže v Sointrone chceme držať krok s dobou a svetovými trendami a zároveň nechceme, aby „obuvníkove deti chodili bosé“, robotov sme zamestnali aj u nás.
Skúsenosti s používaním robota majú aj naše HR a interné IT oddelenia, ktoré ho využívajú napríklad počas nástupu nových zamestnancov. Zámerom bolo, aby sme celý proces dokázali čo najviac urýchliť, zjednodušiť a minimalizovať možné chyby. Zároveň sme zapojením softvérového robota odbremenili viacero ľudí od zložitej administratívy. Robot zvládne vytvoriť pracovnú zmluvu, zabezpečiť potrebné administratívne i technické formality, ako sú prístup do firemných aplikácií, vytvorenie e-mailového konta, či spracovanie požiadavky na dodávku hardvéru.
Nový zamestnanec má už prvý deň nástupu nielen počítač, ale tiež všetky potrebné prístupy do interných systémov a robot mu v bezpečnej forme doručí aj užívateľské heslo. Výhodou je úspora času oddelení Service Desku a HR a v celom procese výrazne znižujeme chybovosť. Robot totiž zabezpečí, aby boli údaje z databázy užívateľov správne spracované. Všetky činnosti a úkony zároveň urobí tak, aby sme dodržali pravidlá ochrany osobných údajov. Čo je však pre nás najpodstatnejšie, celý proces vygenerovania pracovnej zmluvy a vytvorenia potrebnych prístupov trvá namiesto pol hodiny iba 23 sekúnd.
K tomu všetkému nám robot vytvára aj mzdové výkazy a ak zamestnanec vo firme končí, výstupné formality urobí za nás. Okrem toho nám robot na HR oddelení pomáha aj s milšími aktivitami, napríklad vygeneruje narodeninové blahoželania alebo poďakovanie k pracovnému výročiu. Keďže pracuje spoľahlivo, postupne sme ho zapojili aj do činností na ďalších oddeleniach. Naši interní IT špecialisti využívajú technológiu RPA na zabezpečenie automatického predlžovania platnosti používateľských účtov a to nielen pre interných, ale aj externých zamestnancov vstupujúcich do Soitron systémov. Výhodou použitia robota je predovšetkým zvýšenie bezpečnosti a zjednodušený manažment účtov pre nadriadených. Ak chce manažér deaktivovať prístupy zamestnanca do viacerých aplikácií, urobí to na jeden klik. Užívateľovi tak zabráni ďalej vstupovať do systémov a používať ich.
Softvérového robota dokážeme naučiť prakticky čokoľvek a jeho zručnosti postupne rozširujeme. Vďaka našim IT špecialistom sa podarilo zautomatizovať evidenciu došlých faktúr a dobropisov. Cieľom bolo zjednodušiť spracovanie vybraných finančných a účtovných dokumentov a odbremeniť tak zamestnancov, pre ktorých je tento proces jednou z množstva dennodenných úloh. Vďaka RPA technológii robot otvorí doručené e-maily s prílohami a uloží ich do zdieľaného priečinku. Pomocou OCR technológie načíta potrebné údaje, ktoré validuje a ukladá do systému Axapta.
A čo ak príde faktúra o polnoci alebo cez víkend? Nemusíme sa báť, že ju účtovník prehliadne. O všetko sa totiž postará robot. V momente, ako sa doklad objaví v inboxe e-mailu, načíta ho a do jednotlivých položiek v systéme zapíše potrebné údaje, napríklad číslo faktúry, dátum prijatia alebo číslo účtu, na ktoré sumu treba uhradiť. Ak svoju prácu dokončí, faktúru uloží a ide na ďalšiu. Podobný proces zrealizuje tiež pri dobropisoch. Robot teda robí všetko to, čo sme pred tým museli robiť my. Okrem toho sme ho na finančnom oddelení zapojili aj do spracovania odosielaných faktúr a to tak, že automaticky vygeneruje podklady pred ich zaúčtovaním. Potrebné údaje si zoberie z excelovského súboru, v ktorom môžu byť uložené fakturačné údaje z viacerých projektov pre rôznych zákazníkov. Zodpovedný zamestnanec len dostane informáciu, že faktúry sú vytvorené, môže ich skontrolovať a odoslať.
Aj keď robota nevidíme a neporozprávame sa s ním, stal sa našim novým a spoľahlivým kolegom. Avšak, nezaspali sme a stále pracujeme na tom, aby sme ho vylepšovali a mohol nám tak pomáhať s ďalšími úlohami. A ušetrený čas venujeme našim klientom.
Zdroj: https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/business-strategy/business-automation-statistics.shtml
We are in the process of finalizing. If you want to be redirected to our old version of web site, please click here.
